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ERP significa Planificación de Recursos Empresariales (está al revés en inglés «Enterprise Resource Planning») y se refiere al software y los sistemas utilizados para planificar y gestionar toda la cadena de suministro básica, la fabricación, los servicios, los procesos financieros y otros procesos de una organización. El software de ERP se puede utilizar para automatizar y simplificar las actividades individuales de una empresa u organización, como la contabilidad y las adquisiciones, la gestión de proyectos, la gestión de las relaciones con los clientes, la gestión de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministro.
Las aplicaciones o sistemas ERP pueden ofrecer software como servicio (SaaS), mientras que un conjunto completo de aplicaciones de ERP forma un sistema de ERP que se puede utilizar para comunicar y reunir eficazmente los procesos empresariales a fin de permitir un flujo de datos entre las aplicaciones, por lo general a través de bases de datos comunes, ya sea en el lugar o en la nube.
👉 Dicho de otro modo: Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son potentes soluciones de software que ayudan a las empresas a gestionar sus procesos y operaciones principales. Estos sistemas proporcionan un sistema integrado para gestionar los datos de los clientes, el inventario, las finanzas, los recursos humanos y otras operaciones empresariales básicas. Al racionalizar y automatizar los procesos y funciones clave, los sistemas ERP pueden ayudar a las organizaciones a ser más eficientes y rentables. Los sistemas ERP también pueden proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento y las tendencias de los clientes, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas con rapidez. Los sistemas ERP son cada vez más populares en todos los sectores, ya que ofrecen una solución completa y rentable para las empresas que desean racionalizar sus operaciones.
Algunos ejemplos de software ERP pueden ser:
⛓ Los ERP conectan todos los aspectos de una empresa. Un sistema de software ERP permite un mejor rendimiento y gestión de proyectos que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar con precisión sobre la salud financiera y los procesos de una organización.
📄 Una breve historia para entender qué es un ERP
El término «ERP» fue utilizado por primera vez en el decenio de 1990 por el Gartner Group, pero los sistemas de planificación de recursos empresariales se han utilizado en la industria manufacturera durante más de 100 años y siguen evolucionando a medida que las necesidades de la industria cambian y crecen.
Historia breve y cronología de los ERP:
Por cierto, pequeño inciso, pero si te gusta y quieres aprender toda la historia de los ordenadores, te recomiendo la infografía e historia que encuentras en el siguiente enlace:
1913: Un ingeniero llamado Ford Whitman Harris desarrolló el modelo de Cantidad Económica de Pedido (EOQ), un sistema de fabricación basado en papel para la programación de la producción.
1964: El fabricante de herramientas Black and Decker adoptó la primera solución de Planificación de Requisitos de Materiales (MRP) que combinaba la EOQ con un ordenador central.
Décadas de 1970 a 1980: Las tecnologías informáticas evolucionaron y el software conceptual manejó las actividades comerciales fuera de la fabricación, incluyendo las finanzas, los datos de recursos humanos y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM).
1983: Se desarrolló el MRP II, que incluía «módulos» y componentes básicos de fabricación integrados, y que integraba las tareas de fabricación en un sistema común de datos compartidos.
Década de 1990 a 2000: El Grupo Gartner acuña el término «ERP» para diferenciarse de los sistemas que sólo utilizan MRP. Los sistemas de planificación de recursos empresariales se ampliaron para abarcar la inteligencia empresarial mientras se ocupaban de otras funciones como la automatización de la fuerza de ventas (SFA), la automatización de la comercialización y el comercio electrónico.
2000-2005: Las soluciones de software de planificación de recursos empresariales basadas en la nube llegan cuando los fabricantes de software de planificación de recursos empresariales crean productos «habilitados para Internet», que ofrecen una alternativa a los modelos tradicionales de cliente-servidor en las instalaciones.
Hoy en día: Software-as-a-Service (SaaS) y Anythas-a-Service (XaaS) ofrecen nuevos modelos de entrega para la ERP. El acceso remoto basado en la web para las soluciones de ERP en la nube proporciona soluciones móviles, seguridad e integración con las cambiantes industrias y tecnologías inteligentes, incluyendo integraciones con la Internet de las Cosas (IoT), la Internet de Todo (IoE), e incluso los medios sociales para proporcionar soluciones integrales para cada industria.
✍ ¿Cómo funciona un sistema de planificación de recursos empresariales?
El principal objetivo de un sistema de planificación de los recursos institucionales es aumentar la eficiencia organizativa de una organización mediante la gestión y la mejora de la utilización de los recursos de la empresa. Mejorar y/o reducir el número de recursos necesarios sin sacrificar la calidad y el rendimiento son claves para mejorar eficazmente el crecimiento y la rentabilidad de la empresa.
Los sistemas de planificación de los recursos institucionales suelen abarcar todos los aspectos de las operaciones comerciales y suelen proporcionar:
- Un sistema integrado
- Base de datos común
- Operación en tiempo real
- Apoyo a todas las aplicaciones/componentes
- Interfaz de usuario común a todas las aplicaciones/componentes
- En las instalaciones, en la nube o en el despliegue de SaaS
- El software de planificación de los recursos institucionales tiene la capacidad de reunir y comparar mediciones entre los departamentos y proporcionar una serie de informes diferentes basados en las funciones o en las preferencias específicas de los usuarios. Los datos recopilados hacen que la búsqueda y la presentación de informes sobre los datos sean más rápidas y ofrecen una visión completa del rendimiento empresarial con una visión completa de cómo se están gastando los recursos.
El sistema de planificación de los recursos institucionales sincroniza la presentación de informes y la automatización reduciendo la necesidad de mantener bases de datos y hojas de cálculo separadas que tendrían que fusionarse manualmente para generar informes. Esta combinación de recopilación de datos y presentación de informes ofrece una valiosa información, como por ejemplo, dónde recortar los costos y racionalizar los procesos, proporcionando la información necesaria para tomar decisiones empresariales en tiempo real
Tipos de sistemas de planificación de recursos empresariales y opciones de despliegue de la planificación de recursos empresariales
El software de planificación de los recursos institucionales se considera un tipo de «aplicación empresarial», que se refiere a los programas informáticos diseñados para satisfacer las necesidades de software de una organización y mejorar el rendimiento empresarial. Hoy en día existen muchos sistemas diferentes de PRE que varían mucho según el tamaño, la función y las necesidades de una organización. Los tipos de sistemas de PRE generalmente se refieren a opciones de despliegue e incluyen la PRE en la nube, la PRE en las instalaciones y la PRE híbrida (algunos sistemas en la nube y otros en las instalaciones).
Cada sistema de solución de PRE suele estar adaptado para dar apoyo a diferentes aspectos de una empresa, satisfacer los requisitos comerciales de una organización y tener diferentes métodos de despliegue.
ERP para grandes empresas frente a ERP para pequeñas empresas
En el pasado, la «planificación de los recursos institucionales de las grandes empresas» se dirigía a las grandes organizaciones que a menudo desplegaban soluciones de planificación de los recursos institucionales in situ/en las instalaciones y que disponían de abundantes recursos para dedicar a la tecnología de la información y otros apoyos para analizar, personalizar, actualizar y desplegar sus soluciones de software.
La frase «ERP para pequeñas empresas» o «ERP para PYMES» se refería comúnmente a los sistemas de software de ERP con aplicaciones de gestión empresarial creadas típicamente para satisfacer las necesidades específicas de una pequeña o mediana empresa.
Hoy en día, estas frases se utilizan con menos frecuencia ya que el factor importante no es el tamaño de la empresa sino el hecho de determinar si el sistema de PRE se ocupa eficazmente de los requisitos empresariales actuales y futuros, independientemente del tamaño de la organización. Es imperativo que las organizaciones consideren y seleccionen sistemas de PRE que eliminen la necesidad de personalizaciones costosas, se adapten al rápido ritmo de los cambios empresariales, se ocupen de las tecnologías futuras y satisfagan otros requisitos identificados.
Tipos de sistemas de planificación de los recursos institucionales: Nube vs. en las instalaciones vs. híbrido
Hay tres tipos principales de sistemas de planificación de los recursos institucionales que funcionan con diferentes opciones de modelos de despliegue. Los tipos más comunes de sistemas de PRE incluyen la PRE en nube, la PRE en las instalaciones y la PRE híbrida.
- El software de ERP in situ se implementa en las instalaciones y se mantiene en el espacio físico de la oficina dentro de una organización, alojado en las propias computadoras y servidores de la empresa para tener el control total, el soporte y la propiedad de todo el sistema una vez implementado.
- El software de ERP basado en la nube es una solución basada en la web, conocida como Software como Servicio (SaaS), en la que una organización accede y almacena datos en cualquier dispositivo con conexión a Internet, normalmente mediante la compra de una suscripción. El proveedor del software ofrece apoyo continuo, actualizaciones, capacitación y personalizaciones flexibles.
- El software «híbrido» de planificación de los recursos institucionales se refiere a una aplicación combinada de soluciones de sistemas de planificación de los recursos institucionales basados en la nube y en las instalaciones. La combinación de los servicios de hospedaje y despliegue varían según el proveedor. Estos modelos pueden proporcionar a los usuarios de la PRE la flexibilidad de migrar entre los modelos de entrega o integrar beneficios no disponibles en la aplicación existente.
Los distintos proveedores de PRE admiten distintas opciones de modelos de despliegue. Las combinaciones de opciones, a menudo denominadas despliegue «híbrido», pueden ofrecer una combinación de servicios de alojamiento y despliegue. Estos modelos pueden ofrecer a los usuarios de la PRE la flexibilidad de migrar entre los modelos de entrega o integrar beneficios que no están disponibles en la aplicación existente
¿Para qué industrias se puede usar el ERP?
El software ERP se puede utilizar en cualquier industria para ayudar a una empresa a ser más eficiente. Proporciona una herramienta de comunicación eficaz que puede gestionar la información entre los departamentos internos y externos, ayudar en las actividades diarias para gestionar proyectos, hacer un seguimiento del cumplimiento de las directrices y manejar las complejidades diarias que conlleva la gestión de una empresa.
Debido a las raíces de la PRE en la manufactura, existen robustos sistemas de PRE específicos para la industria que atienden a las diversas industrias manufactureras. Los sistemas de software de PRE son muy diversos y son partes clave de muchas industrias, entre ellas, pero no se limitan a ellas:
- Manufactura
- Maquinaria y componentes industriales
- Construcción y mejora de la vivienda
- Electrónica y Tecnología
- Automóvil
- Aeroespacial y de Defensa
- Ciencias de la salud, farmacéuticas y de la vida
- Agronegocios, Agricultura y Ganadería
- Alimentos y bebidas
- Asistencia sanitaria y hospitalidad
- Ropa, bienes de consumo y venta al por menor
Con el tiempo, los sistemas de planificación de los recursos institucionales han crecido hasta incluir el apoyo a otras aplicaciones y «módulos de planificación de los recursos institucionales» que apoyan la función comercial cotidiana. En muchos sistemas de PRE, estas áreas funcionales comunes se agrupan en módulos de PRE, entre otros:
- Contabilidad financiera
- Contabilidad de gestión
- Recursos Humanos
- Fabricación
- Procesamiento de la orden
- Gestión de la cadena de suministro
- Gestión de proyectos
- Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
- Servicios de datos
¿Cuándo necesita su empresa un ERP?
El desarrollo empresarial a menudo se centra en objetivos que coinciden con el crecimiento a corto y largo plazo de una empresa, así como en el análisis de los posibles desafíos empresariales. Realizar un análisis regular de los sistemas y procesos ayuda a identificar cuándo una empresa puede necesitar integrar un sistema ERP.
Una solución ERP debe tenerse en cuenta cuando los sistemas y procesos empresariales existentes lo están:
- Ya no funcionan o funcionan de forma ineficiente (estrangulamiento/atrapamiento)
- Ya no apoyan el crecimiento de la compañía
- Carecen de los requisitos de seguridad actuales para mitigar el riesgo
- La identificación de los procesos rotos es importante para el crecimiento y para encontrar áreas de mejora. He aquí algunos ejemplos de oportunidades que pueden indicar que un proceso ya no apoya el crecimiento de la empresa:
- Utilizar/aprovechar en gran medida bases de datos/hojas de cálculo/programas separados que requieren procesos manuales para la gestión de datos y que se desincronizan con regularidad
- La información y el análisis son de difícil acceso y/o están desactualizados
- Los procesos cotidianos son difíciles o llevan demasiado tiempo, como la contabilidad en papel, la presentación de informes financieros, etc.
- Las ventas y la experiencia de los clientes se ven afectadas por datos inexactos o incompletos y causan una mala reputación de fiabilidad y servicios
- Procesos informáticos ineficientes, complejos y complicados. Los sistemas actuales tienen una mala escalabilidad, sistemas fragmentados soluciones heredadas.
- El tiempo de TI se gasta en arreglar/enparchar los sistemas heredados para intentar seguir el ritmo de crecimiento
- No soporta nuevas y avanzadas tecnologías como la IO, la inteligencia artificial, etc.
Una vez que se identifican los procesos rotos, las empresas pueden dar los siguientes pasos para superar estos retos empresariales y apoyar el crecimiento de las empresas.
¿Cómo puede ayudar el ERP a mejorar y hacer crecer un negocio?
Los sistemas ERP se utilizan para ayudar a las empresas de todos los tamaños a superar los desafíos, desde las pequeñas empresas hasta las empresas masivas. Es posible que las primeras prácticas empresariales ya no se ajusten a la creciente demanda y requieran herramientas empresariales más eficientes, como los sistemas ERP, para gestionar eficazmente los sistemas y recursos de una empresa.
Los sistemas de software de planificación de los recursos empresariales (ERP) proporcionan muchos beneficios para la salud y el crecimiento de una empresa.
Los beneficios y el valor empresarial de la ERP
- Ahorro de costes y mejora de la eficiencia del retorno de la inversión. Aumento de la productividad y la eficiencia como resultado de la integración y la automatización que proporciona el software ERP
- Mejorar el conocimiento de los negocios. Mejorar la toma de decisiones con una única fuente agregada de datos de verdad y en tiempo real
- Gestionar el cumplimiento de la normativa. Gestionar y supervisar el cumplimiento de las normas reglamentarias, e incluso establecer alertas por incumplimiento
- Mitigar y reducir el riesgo. Automatizar las operaciones comerciales básicas, las tareas manuales y la presentación de informes. Reducir los errores humanos, y liberar el tiempo y los recursos de los empleados
- Mejorar la colaboración. Romper las barreras de comunicación para una colaboración y coordinación eficientes para mejorar la eficiencia del trabajo.
- Mejorar la fiabilidad de la cadena de suministro y la red de distribución. Utilizar el MRP impulsado por la demanda para pronosticar la oferta y la demanda y prepararse para los flujos en los pedidos y la cadena de suministro
- Escalabilidad. La infraestructura consistente para operaciones racionalizadas puede crecer a medida que su negocio crece
- Optimizar la gestión de clientes y socios. servicio, gestión de relaciones con los clientes, así como la gestión de socios y proveedores con la perspicacia de la información compartida sin fisuras
Cómo seleccionar un sistema ERP
Elegir y desplegar un sistema ERP puede ser una tarea desalentadora con muchas soluciones de software para elegir. Al seleccionar un sistema ERP, es importante que el software cumpla con las necesidades y objetivos de su empresa y que al mismo tiempo tenga el apoyo necesario para implementar un sistema ERP.
A continuación se presenta una lista de verificación rápida para revisar cuando se comparan por primera vez los sistemas ERP para ayudar a reducir sus opciones.
Lista de verificación para seleccionar un sistema ERP
¿El software o proveedor de ERP que se está considerando:
- ¿Cumple con los requisitos de su sistema?
- ¿Cumple con los objetivos de la empresa?
- ¿Se integrao es compatible con los sistemas actuales existentes?
- ¿Tiene una red de asociados/disponibilidad para el apoyo local?
- ¿Ofrece opciones de capacitación y apoyo?
- ¿Tienen referencias y recomendaciones de los clientes?
- ¿Mejorar y desarrollar continuamente para utilizar la nueva tecnología y adaptarse a los desafíos?
Una vez que las opciones de planificación de los recursos institucionales se hayan reducido a las soluciones más compatibles con sus sistemas y objetivos actuales, puede ser útil examinar los beneficios y las características de los sistemas con los principales encargados de adoptar decisiones en la organización. Contar con la perspicacia y el apoyo de estos encargados de tomar decisiones puede impulsar la adopción y el apoyo de una implementación de ERP en toda la organización.